想知道如何處置所有文件和文檔嗎？

在這篇文章中，科飛亞將為您提供一些有用的建議，幫助你根據(jù)你的需要先擇一個文件柜。

整理一個檔案柜似乎很容易，你只是把一些紙放在馬尼拉文件夾里，拿一個掛檔，然后把它放在柜子里的抽屜里，對嗎？

實際上，組織一個文件柜比你想象的要多得多。

這里有一些小貼士可以幫助你組織事情并控制它們。

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一、創(chuàng)建歸檔系統(tǒng)。

首先，你需要創(chuàng)建一個歸檔系統(tǒng)。

這是你儲存和歸檔文件的方法。

歸檔系統(tǒng)可以是通用的，也可以是您想要的詳細的；關鍵是能輕松方便地找到你需要的東西。

記住，每當你開始創(chuàng)建一個文件系統(tǒng)，或者一個文件，你就是為你未來的自己創(chuàng)建它。

也就是說，你未來的自己應該能夠毫無問題地找到你需要的東西。

您要按字母、數(shù)字、名稱、公司、客戶/客戶、項目或到期日來組織項目嗎？

你可能會發(fā)現(xiàn)花點時間整理一下你的想法是很有幫助的，這樣你就能確切地知道你將創(chuàng)建哪種類型的文件。

二、列出文件列表。

既然你已經(jīng)創(chuàng)建了一個文件系統(tǒng)，現(xiàn)在是時候列出一個你將放入你的系統(tǒng)的文件的工作列表了。

你只需要一張紙和一支鉛筆。記住你剛剛創(chuàng)建的文件系統(tǒng)，想想將要進入這個系統(tǒng)的文件名稱，然后開始列出一個列表。

如果你組織一個基于客戶的文件柜，你可以和以下客戶一起創(chuàng)建一個:張三、李四、王五、趙六、阿斯特、布朗、瓊斯、史密斯、湯普森等等。

如果你正在組織一個家庭賬單文件柜，你可以創(chuàng)建一個列表，其中包括:電纜賬單、煤氣費賬單、電費賬單、電話費賬單、水費賬單等等。

三、避免文件夾內文件過于雜亂。

把所有的文件、電子保證書、說明書和珍貴的生日卡扔進一個巨大的文件夾可能很誘人。一個文件夾里就有你需要的東西，對吧？

不幸的是，一個雜七雜八的文件夾弊大于利，尤其是在快速方便地檢索信息方面。相反，把注意力集中在有問題的項目上，找到更好的歸檔解決方案。

四、個性化您的文件柜和文件。

誰說檔案柜或檔案必須枯燥無味？

如果你要參考你的文件，為什么不把這段經(jīng)歷變成愉快的經(jīng)歷呢？你可以讓東西看起來很吸引人！

如今，你可以找到各種形狀、顏色和圖案的各種不同類型的辦公家具和辦公用品。

從五顏六色的文件柜，到明亮的便攜式文件夾，再到精致時髦的馬尼拉文件夾，應有盡有。

看看這些辦公室供應網(wǎng)站中的任何一個或所有網(wǎng)站，從中獲得一些啟發(fā): Poppin、敲門、看看Jane Work。

五、準備文件夾和文件掛鉤（懸掛文件）。

抓住一堆馬尼拉文件夾和懸掛文件夾，并開始根據(jù)上面準備的列表給它們貼標簽。

用你認為合適的任何方法給物品貼標簽:用鉛筆貼標簽可以使物品變得容易或容易編輯，而使用標簽制作機可以使物品看起來更加統(tǒng)一。

清理文件柜中的一兩個抽屜。

從頭開始最容易；在這種情況下，一個干凈的文件柜。取出文件柜中的內容物，并將其放在干凈平整的表面上。

放下所有預先標記好的懸掛文件和文件夾，你就可以…

替換和/或歸檔項目。

現(xiàn)在是時候把你所有的文件和文件放在適當?shù)奈募A里了。

你可能需要花一些時間整理文件、資料和文件，以匹配類似的項目和類似的項目，但是你的文件的基本結構已經(jīng)存在。

根據(jù)需要重新參考你的檔案系統(tǒng)和檔案清單，提醒自己該去哪里。

六、便于文件歸檔和處理。

有一疊文件需要歸檔嗎？在文件柜旁邊放一個籃子、盒子或容器，暫時存放所有東西。然后，您可以一次歸檔一堆項目，而不是零敲碎打。

避免讓你的檔案堆積起來；一次歸檔五張紙比一次歸檔五百張要容易得多！

養(yǎng)成在一天結束時或一天中任何你選擇的時間歸檔文件的習慣，比如午飯前或需要從辦公桌上休息的時候。

你也可以在附近設置回收站或碎紙機，以便于妥善處理舊的或過期的紙張。

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你呢？你覺得檔案柜整理最難的是什么？讓科飛亞文件柜看看能不能幫你。