醫療辦公室的效率需要所有醫生、護士和辦公室工作人員之間的協調。協調是建立在溝通和組織相結合的基礎上的，符合所有參與者的需要。沒有醫生或工作人員有額外的時間去搜索分散在桌面上的病人檔案或文件，因而需要一臺專業的醫院文件柜來分類儲存病人的檔案也醫療文件。因為對文件和其他信息的訪問并不總是能夠在幾秒鐘內被整合到一個在線數據庫中進行分類和搜索，所以每個醫院的辦公室都需要一套物理存檔系統來提高效率就是我們平時所說的文件柜。此外，醫療檔案文件柜可充當病人隱私信息的安全保密柜，妥善保管文件至關重要。

并且科飛亞還為大家收集和一些建立了一些維護醫療檔案系統的技巧:

1.制定一個組織方案——按下列方式之一排列文件:字母、數字、時間順序。最合乎邏輯和最受歡迎的醫療機構安排是按病人姓名或號碼，然后按時間順序給病人分配號碼的問題是需要一個單獨的步驟或鍵來處理新的文檔。它也被認為是不那么個人化的。除了按患者姓名或編號在文件抽屜中排序之外，您還可以在不同的年份或年份范圍內使用單獨的抽屜或整個文件柜。這樣，辦公室工作人員就可以使用存檔系統查找舊的病人信息，而不必從現在的病人身邊經過。它也是一種易于存檔的方式。例如，檔案柜X保存有五年或十年以上的患者信息。

2.位置至關重要–醫療辦公室應配備帶有最新和當前患者的主文件柜和文件柜，以及用于歸檔患者信息的輔助文件柜。主要檔案系統需要儲存在接收區內，以便于日常使用。它甚至可以放在主桌面附近，因為它將全天多次打開和關閉，以添加新文件和訪問最近的文件。根據可用空間，二級歸檔系統不一定需要存儲在接收區或主辦公室。歸檔的文件甚至可以保存在一個完全獨立的后臺。

3.你的文件柜系統應該是什么樣的——一個好的文件柜系統不應該如此具體，每個文件夾中只有一張紙，也不應該如此寬泛，以至于每個文件夾都塞滿了需要另外排序的文件。標簽應清晰簡潔；高光和有趣的字體只會分散注意力。確保文件夾選項卡清晰可見。這并不意味著你必須使用交錯法。事實上，許多辦公室更喜歡在一側或另一側排列所有文件夾選項卡，以減少文件添加或刪除時的復雜性。

4.測試你的文件柜系統——高效文件系統的一般規則是，你應該能夠在20秒或更短的時間內找到一份特定的文件。此外，您應該能夠合并新文件夾和文件，而不會堵塞抽屜，導致標簽不對齊，或者不得不求助于文檔。所有這些都需要額外的時間，你的員工可以利用這些時間來關注需要幫助的病人。

5.定義一個保護和銷毀文件的程序——所有醫療辦公室歸檔系統都應該包括銷毀舊文件的程序。如果病人移交轉院，要求取消記錄，或者一些消失10年以上；這些文件需要一個安全的方法來消除。通常，這意味著將粉碎所有文件和。

6.此外，儲存在醫療檔案文件柜系統中的所有文件都應在辦公室內得到保護。這意味著使用的文件柜需要上鎖，并確保所有文件柜在每個工作日結束時都被上鎖。

7.從更好的組織到病人信息的安全，醫療檔案系統可能很復雜。越來越多的文件被直接傳輸和存儲到計算機系統上，而不是物理系統上，但是對于內部文檔、醫療放行單等，使用文件柜存儲仍然是必要的。您的醫療辦公室的效率取決于是否是這種組織形態，這使得像醫療賬單這樣的流程更容易處理。

8.如果醫療賬單被認為是你辦公室的另一個復雜問題，而你的辦公室已經被文書工作淹沒了，那么考慮你將需要考慮購入一批文件股來幫助你解決這些實際問題了，感謝您對科飛亞家具文件柜的關注，關注科飛亞輕松實現辦公室文件高效管理！